منوی عملیات حسابداری

در این منو کلیه اسناد را به صورت فهرست‌وار می‌توان مشاهده نمود، و با کلیک کردن روی هر سطر می‌توان جزئیات سند مربوطه را مشاهده کرد. بدین منظور به منوی حسابداری رفته و از قسمت سرفصل عملیات شاخه اسناد حسابداری را انتخاب می‌کنیم، که صفحه زیر باز می‌شود:

برای ایجاد سندجدید از دکمه ایجاد سند در بالای پنجره استفاده می‌شود. پس از زدن دکمه ایجاد پنجره‌ای به شکل زیر باز می‌شود:

هر سند حسابداری دارای دو شماره می‌باشد(عطف سند و شماره سند) که عطف سند ثابت بوده و توسط خود سیستم مقداردهی می‌شود، اما شماره سند توسط کاربر قابل تغییر می‌باشد.

نوع سند بر اساس نیاز کاربر انتخاب می‌شود و می‌تواند عادی – افتتاحیه – اختتامیه – بستن – اصلاحی و  یا یادداشت باشد.

مرجع سند در واقع آن قسمتی از نرم‌افزار است که سند از آن صادر شده است، بعنوان مثال: چنانچه کاربر سند را به‌صورت دستی ایجاد کرده باشد، مرجع سند “حسابداری” می‌باشد. چنانچه سند از زیرسیستم خزانه‌داری صادر شده است، مرجع خزانه‌داری می باشد  و …

حرکت در کلیه سلول‌ها و ابزارهای سیستم جامع کلیک با تب یا موس انجام می‌شود.

کد حساب معین، کد حساب‌های تفصیلی، شرح آرتیکل، مبلغ و مشخصات پیوست در قسمت اصلی سند وارد می‌شود و شرح حساب‌های معین و تفصیلی در پائین سند نمایش داده می‌شود.

برای هر سند می‌تواند پیوستی به‌صورت فایل عکس یا PDF ذخیره نمود.

در پائین امضاء سند در چهار سطح وجود دارد، که براساس دسترسی کاربران قابل تغییر می‌باشد. در این قسمت چنانچه کاربری مشاهده کند سند اشتباه تنظیم شده می‌تواند در قسمت امضاء توضیحی درج نموده تا کاربر رده پایین‌تر نسبت به اصلاح سند اقدام نماید.

در سمت چپ و بالای هر سند ابزارآلاتی تعبیه شده است؛

این ابزارها امکاناتی به شرح زیر را به کاربر می‌دهد:

• مخفی نمودن سند
• Reload یا تازه سازی صفحه
• کپی نمودن مقدار سطر قبل سند
• کپی نمودن یک سطر سند
• گردش حساب هریک از حساب‌های بکار رفته در سند حسابداری
• موازنه نمودن سند
• کپی سند جاری
• الصاق موارد کپی شده

چنانچه سند از زیرسیستم‌ها صادر شده باشد، کاربر تنها اجازه مشاهده سند مربوطه را دارد و اگر نیاز به تغییر در سند باشد، باید به زیرسیستم مربوطه رفته و از آنجا نسبت به اصلاح اقدام نمود.

همانطور که میدانیم طبق اصول حسابداری، حساب‌های موقت باید در پایان دوره مالی صفر شوند. برای صفر کردن این حساب‌ها نیاز است، که مانده نهایی کلیه آن‌ها را به حساب سود و زیان دوره ببندیم. با انجام این منو کلیه حساب‌های موقت سیستم که قبلا توسط کاربر مشخص شده‌اند به‌صورت اتومات به حساب سود و زیان دوره بسته می‌شوند.

به منوی حسابداری رجوع کرده و در سرفصل عملیات آن، بستن حساب‌ها را انتخاب می‌نمائیم که کادر زیر باز می‌شود:

تاریخ بستن حساب موقت را وارد کرده و همین‌طور حساب معین سود و زیان و حساب معین سود و زیان انباشته و سپس تائید می‌کنیم.

پس از بستن حساب‌های موقت تنها حساب‌های دائم هستند، که در سیستم وجود دارند. برای بستن این حساب‌ها از این منو استفاده می‌کنیم و با انجام آن کلیه حساب‌های دائم به‌صورت اتومات به تراز اختتامیه بسته می‌شوند.

سرفصل عملیات منوی حسابداری گزینه تراز اختتامیه را کلیک کرده که کادر زیر را مشاهده می‌نمائید:

تاریخ را وارد نموده و عنوان حساب معین را نوشته و سپس تائید می‌کنیم .که با این کار حساب‌های بدهکار، بستانکار شده و تراز اختتامیه بدهکار می‌شود وحساب‌های بستانکار، بدهکار شده و ترازاختتامییه بستانکار می‌شود.

در آغاز دوره مالی جدید نیاز است که مانده حسابهای دایم از دوره قبل به دوره جدید منتقل شود برای این کار از منوی تراز افتتاحیه استفاده می کنیم. ترازافتتاحییه عکس ترازاختتامییه می باشد.

به منوی حسابداری رفته و در سرفصل عملیات شاخه تراز افتتاحییه را کلیک کرده که با کادر زیر مواجه خواهید شد:

تاریخ را مشخص نموده و عنوان حساب معین و نام دوره را مشخص کرده و در انتها تائید می‌نمائیم.

دراین قسمت از سرفصل عملیات منوی حسابداری، مرتب‌سازی اسناد با توجه به شماره‌ای که در کادر زیر وارد می‌کنید، انجام می‌شود:

درپائین فیلد شماره شروع سند نکاتی را برای شما بدین صورت بازگو می‌نماید:

درصورتیکه شماره شروع سند مورد‌نظر را وارد نمائید، اسناد حسابداری که شماره آن‌ها مساوی و بزرگتر از آن شماره هستند، براساس تاریخ مرتب می‌شوند. همچنین در صورت مشخص نکردن شماره شروع سند، سند تراز افتتاحیه(در صورتیکه وجود داشته باشد) به‌عنوان شماره یک در نظر گرفته می‌شود و سایر اسناد حسابداری براساس تاریخ پس از آن مرتب می‌شوند.