زیرسیستم‌ها

تعریف انبار:

برای شروع کار با سیستم انبارداری ابتدا نیاز به تعریف انبار‌های لازم با توجه به نوع فعالیت شرکت(بازرگانی، تولیدی و ….) در شرکت داریم، برای تعریف انبار‌ها به این منو آمده و دکمه‌ی  +انبار جدید را کلیک می‌کنیم.

همانطور که ملاحظه می‌کنید کد انبار توسط خود سیستم به صورت اتومات داده می‌شود و غیر قابل تغییر است.

عنوان انبار، توسط کاربر پر می‌شود که همان نام انبار می‌باشد. چنانچه یک انبار از قبل تعریف شده باشد و هم اکنون دیگر نیازی به استفاده از آن نداریم می‌توانیم تیک غیرفعال را برای آن بگذاریم. جنس کالایی که در این انبار نگهداری می‌کنیم را در فیلد جنس کالا انتخاب می‌کنیم که کالایی که درانبار قرارمی دهیم فاسدشدنی است یاخیر. روش ارزیابی موجودی کالا می‌تواند فایفو یا میانگین باشد که کاربر تنها یکبار و در همان ابتدای تعریف انبار می تواند آن را مشخص کند و پس از آن به هیچ عنوان قابل تغییر نمی‌باشد. روش فایفو یا همان روش “اولین صادره از اولین وارده” معمولا زمانی استفاده می‌شود که کالا فاسد شدنی است، از مد افتادگی شدید دارد و … . در این روش ابتدا کالایی به فروش می‌رسد که زودتر از همه وارد انبار شده است. در روش میانگین معمولا زمانی استفاده می‌شود که کالاها دچار فساد یا از مد افتادگی نمی‌شوند. در این روش مبلغ مورد استفاده در هنگام گردش کالاها میانگینی است از قیمت‌های خرید آن کالا. این روش متداول‌تر از سایر روش‌ها می‌باشد. البته روش لایفو هم برای ارزش‌گذاری موجودی کالای پایان دوره وجود دارد که شرعاَ در ایران جایز نیست از این روش استفاده شود. نوع انبار را نیز کاربر می‌تواند بر اساس نوع کالاها و وضعیت فیزیکی آنها مشخص نماید. بدین صورت که کالایی که در انبار نگهداری می‌شود به عنوان محصول، مواداولیه، در جریان ساخت، ضایعات، کالای امانی، لوازم مصرفی و لوازم یدکی می‌باشد و حتما در انتها امکان دسترسی گروه‌های کاربری کاربرانی که از انبار استفاده می‌کنند را تیک زده و همچنین در تب بعدی گروه‌های کالایی که در انبار مورد نظر  می‌توانند باشند را تیک زده و در نهایت با تایید نمودن، انبار موردنظر ایجاد می‌شود.

مهم

۱-چنانچه تیک‌های گزینه‌های چک کردن موجودی انبار در فاکتور و حواله و پیش فاکتور را علامت بزنید، اگر موجودی کالایی در انبار تمام شده باشد شما قادر به فروش آن نمی‌باشید.

۲-اگر نسخه نرم‌افزار شما از نوع تولیدی باشد باید حتما انبار مواد اولیه، انبار کار در جریان ساخت، انبار محصول و انبار ضایعات را ایجاد کرده باشید و با توجه به نوع انبار گروه کالایی مربوطه را هم دسترسی بدهید.

تعریف کالاها:

ایجاد کالای جدید یکی از مهم‌ترین بخش‌های کار با نرم افزار حسابداری تحت وب کلیک می‌باشد. در ابتدای کار با نرم‌افزار باید کالاهای خود را وارد سیستم کرده و در قسمت انبار مربوطه دسترسی داده شود و موجودی آن هم وارد شود.

جهت انجام ایجاد گروه کالایی ابتدا از زیرسیستم انبارداری منوی اطلاعات سرفصل کالاها را انتخاب می‌کنیم.

درابتدا در تب درخت، کالاها را به صورت نمودار درختواره‌ای مشاهده می‌کنید. در این قسمت با کلیک کردن برروی فلش سمت راست عنوان گروه کالایی، می‌توان لیستی از کالاها یا زیرمجموعه‌های آن گروه کالایی را مشاهده نموده و با فشردن علامت مثبت در سمت چپ عنوان گروه کالایی می‌توان کالا یا زیر گروه مورد نظر را ایجاد کرد.

برای ایجاد کالای جدید ابتدا باید گروه کالایی را ایجاد کرد. بدین منظور به تب فهرست مراجعه می‌کنیم.

برای ایجاد گروه کالایی، گزینه‌ی +کالای جدید را کلیک کرده تا صفحه ایجاد کالا باز شود.

این صفحه شامل فیلدهایی نظیر سطح، کد، عنوان، بارکد، شرح، برند، مدل، واحدهای اصلی و فرعی، قیمت خرید و فروش و موجودی کالا وجود دارند که این موارد را برای زمانی که کالای نهایی را ایجاد می‌کنیم، کاربرد دارند. برای ایجاد گروه کالایی، کد را به صورت دستی وارد می‌کنیم که این کد باید دو رقمی باشد به این صورت :۰۱، یا ۱۰و… که فقط در این قسمت کد توسط کاربر داده می‌شود و برای زیرگروه بعدی یا کالای مورد نظر، سیستم به صورت اتومات کد را با توجه به تعداد ارقام سطح بعدی که مشخص نموده‌اید صادر می‌کند. عنوان و شرح گروه کالایی مورد نظر را نوشته و حتما دسترسی گروه کاربران را هم علامت بزنید. بعد از تائید هم در قسمت فهرست و هم  در تب درخت می‌توانید گروه کالایی را مشاهده کنید. نکته حائز اهمیت در این قسمت انتخاب تعداد ارقام می‌باشد که می بایست براساس تعداد کالاهایی که پیش‌بینی می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد، تعیین شود.

 اگر بعد از گروه کالایی بخواهید زیر گروه تعریف کنید، برای سهولت در کار به تب درخت رفته و علامت مثبت در انتهای عنوان گروه کالایی را کلیک کنید.

همانطور که مشاهده می‌کنید کد و سطح قبلی توسط سیستم وارد شده است. اگر بخواهید بعد از ایجاد گروه کالایی، زیرگروه داشته باشید، در همین صفحه مجدداَ فقط عنوان و شرح را وارد کرده و همچنین تعداد ارقام سطح بعد را مشخص می‌کنید. نکته حائز اهمیت در این قسمت انتخاب تعداد ارقام می‌باشد که می بایست براساس تعداد کالاهایی که پیش بینی می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد، تعیین شود. اگر مایل باشید که بعد از گروه کالایی، کالای نهایی را وارد کنید در این قسمت اطلاعات مربوط به کالای نهایی را وارد می‌کنیم و همچنین در قسمت‌های واحدهای اصلی و فرعی، واحد شمارش کالا را مشخص می‌کنیم. درصورتی‌که اطلاعات جزئی‌تری از کالا را در اختیار داشته باشید که مورد استفاده قرار می‌گیرد فیلدهای مربوط به آنها را نیز پر می‌کنیم تا در زمان جستجو با استفاده از آنها سریعتر به کالای موردنطر دسترسی پیدا کنیم. توجه داشته باشید دراین قسمت تعداد ارقام سطح بعد را به هیچ عنوان مشخص نمی‌کنیم. در انتها بعد از وارد کردن این اطلاعات گزینه تایید را کلیک می‌نماییم.

• نکته ۱ :

در صورتی‌که اطلاعات وارده مربوط به کالای نهایی می‌باشد نیاز به تعیین تعداد ارقام سطح بعد نمی‌باشد اما تعداد واحد شمارش اصلی درآن الزامی می‌باشد. درصورتی‌که کالای موردنظر واحد شمارش فرعی نیاز داشته باشد، از فیلد مربوط به واحد فرعی، واحدشمارش مرتبط با واحد اصلی را انتخاب می‌کنیم. توجه داشته باشید که مشخص نمودن نسبت بین کالای اصلی و فرعی الزامی می‌باشد.

• نکته ۲:

  می‌توان برای کنترل کالاهای حیاتی و حساس در هنگام ایجاد کالا میزان حداقل و حداکثر برای موجودی کالای موردنظر را تعیین نمائید تا سیستم به صورت خودکار با هشداری که در قسمت داشبورد صادر می‌کند شما را از وضعیت موجودی کالای مورد نظرتان آگاه سازد.

• نکته ۳ :

برای کالاهایی که هیچ‌گاه نمی‌توان برای آنها نسبت قطعی تعریف کرد مانند: میزان وزن یک عدد تخم مرغ، میزان وزن یک طاقه پارچه می‌بایست فیلد نسبت غیرقطعی را تیک‌دار کرد.

• نکته۴:

در قسمت ابتدای صفحه بعد از فیلد کد، فیلدی به نام فیلد فرمول مشاهده می‌نمائید. این فیلد به منظور چگونگی نمایش کالا درقسمت فهرست فاکتورخرید و فروش و… برای مشاهده کامل جزئیات کالای ایجاد شده به منظور دسترسی راحت کاربر طراحی شده است. برای این منظور برای استفاده در فیلد مخصوص فرمول، فرمول موردنظر را تایپ می‌کنید. همانطور که در تب زرد رنگ مشاهده می‌نمائید اگر فرمول[A] را تایپ نمائید در قسمت فهرست عنوانی که برای کالاتعریف شده است لحاظ می‌شود.

• نکته۵:

اگر دستگاه بارکدخوان داشته باشید می‌توانید در قسمت تعریف کالای نهایی، به کالای خود، کد بارکد هم اختصاص دهید. بدین منظور دستگاه بارکدخوان را قسمت بارکد کالا گرفته کد آن به صورت اتومات در فیلد مخصوص بارکد برای شما نمایش داده می‌شود. برای چاپ بارکد چنانچه به قسمت تنظیمات انبارداری دسترسی داشته باشید می‌توانید تیک مربوط به چاپ بارکد را علامت بزنید.

• نکته۶:

اگر از سیستم ثبت دایمی موجودی کالا استفاده می‌کنیم باید کد تفصیلی کالا را نیز وارد کنیم که این عمل در روش ادواری لازم نمی‌باشد. همچنین در قسمت فهرست، با انجام کلیک راست و تیک‌دار نمودن گزینه‌های مورد نیاز ستون‌های بیشتری برای مشاهده اطلاعات را می‌توان نمایش داد.

برای ایجاد هر حساب صندوق یا بانک و یا حساب اشخاص به کد تفضیلی برای آن نیازمندیم. در هرعنوان حسابی یک میانبر حساب تفضیلی گذاشته شده است تا دسترسی کاربر برای ایجاد حساب تفضیلی سریعتر انجام گیرد. همانطور که می‌دانیم کد حساب تفضیلی برای گزارش‌های حسابداری و در نهایت انعکاس آن در صورت‌های مالی می‌باشد. ولی کد حساب صندوق یا بانک و… که در منوی اطلاعات هر زیرسیستم داده می‌شود برای قسمت مشاهدات همان زیرسیستم مورد استفاده قرارمی‌گیرد. در این قسمت صندوق‌هایی که در شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند تعریف می‌شود. برای ایجاد حساب صندوق به زیرسیستم خزانه داری مراجعه می‌کنیم:و از سرفصل اطلاعات آن، صندوق‌ها را انتخاب می‌کنیم.
در این قسمت بر روی دکمه +صندوق جدید کلیک می‌کنیم.
برای ایجاد حساب صندوق جدید نیاز به کد تفصیلی در حساب‌های تفضیلی می‌باشد، سرفصل گروه حساب‌های تفضیلی درسیستم ایجاد شده است. چنانچه کد تفصیلی صندوق قبلا در حساب‌های تفضیلی در قسمت‌ صندوق‌ها ایجاد شده باشد، در اینجا تنها آن را انتخاب می‌کنیم و در غیر اینصورت کد تفصیلی را می‌توان از همینجا ایجاد نمود. بدین منظور علامت مثبت درا نتهای فیلد صندوق را کیلیک می‌کنیم :
در قسمت سطح صندوق را تایپ کرده و انتخاب می‌کنیم. با زدن کلید تب، کد تفضیلی صندوق به صورت اتومات داده می‌شود و در قسمت عنوان، نام صندوق مورد نظر را می‌نویسیم با تایید کردن یک حساب تفضیل برای صندوق ایجاد می‌شود. به صفحه قبل باز می‌گردیم:
در این صفحه شماره کد صندوق که در خزانه‌داری مورد استفاده قرار می‌گیرد به صورت اتومات داده می‌شود و امکان تغییر آن وجود ندارد سپس دکمه پیش فرض را تیک‌دار می‌کنیم و در قسمت عنوان نام صندوق موردنظر را وارد کرده و تیک مربوط برای دسترسی گروه‌های کاربران موردنطر را فعال نموده و با زدن دکمه تایید صندوق جدید ایجاد می‌شود. اگر کاربرانی با سطح دسترسی متفاوتی دارید باید در این قسمت دسترسی گروه کاربری آن را علامت زد.
♣ هر شعبه می تواند یک صندوق پیش فرض و چندین صندوق دیگر داشته باشد و برای هر یک از آنها سطح دسترسی مستقلی (کاربران ارشد، پرسنل، حسابداری، و …) تعریف نماید.
♣ مانده اولیه برای آگاهی شما از مانده اول دوره‌تان می‌باشد و بابت آن ثبتی زده نمی‌شود و در ترازنامه هم نشان داده نخواهد شد.
♣ شماره صندوق به صورت پیش فرض داده خواهد شد.
♣چنانچه صندوقی را ایجاد کرده باشید ولی برای شما کاربردی نداشته باشد (برای یک مدت زمان خاص یا برای همیشه) برای این منظورکافیست تا تیک مربوط به دکمه غیرفعال را علامت بزنید.
♣در انتهای صفحه دکمه هایی برای آسان ترنمودن استفاده نرم افزار برای کاربر تعبیه شده است. بدین منظور دکمه بازگشت شما را به صفحه‌ی قبل هدایت می‌کند و دکمه سوابق نشان‌دهنده کاربر ایجاد کننده صندوق می‌باشد. دکمه ذخیره و ماندن صندوق موردنظر را هم تایید می‌نماید و هم صفحه جدید برای ایجاد صندوق جدید برای شما باز می‌کند.